Klanten factureren en rapporteren per campagne

Twee kanten van dezelfde route

Elke afgeronde route laat twee open vragen achter: is de bezorger ervoor betaald, en is de klant ervoor gefactureerd? FlyerTrack houdt die apart bij, omdat ze zelden op hetzelfde moment worden afgehandeld — bezorgers worden meestal ruim eerder betaald dan klanten betalen.

Daarom staan er in het overzicht twee getallen naast elkaar: onbetaalde routes bezorgers en ongefactureerde klantroutes. Zolang een van beide een getal toont, is de maand niet afgesloten.

Een factuur voorbereiden

1. 1

   Voeg de klant toe

   Onder Klanten voeg je elke klant één keer toe. Daarna kun je elke route aan hem toewijzen — op de opdracht zelf of achteraf vanuit de routeweergave.

2. 2

   Leg de campagne vast

   De campagne is een vrij tekstveld op de opdracht, bijvoorbeeld ‘Voorjaarsfolder’. Het kost tien seconden en beantwoordt later de vraag die anders graafwerk is: wat heeft deze ene campagne gekost, en hoeveel folders zijn ervoor verspreid?

3. 3

   Exporteer per klant en vink af

   Voor een klant exporteer je een PDF of spreadsheet over al zijn routes — dat document is zowel de basis voor de factuur als het bewijs zelf. Markeer die routes daarna als gefactureerd en ze verdwijnen uit de openstaande lijst. Aan de kant van de bezorgers werkt het net zo met ‘als betaald markeren’.

   

Als er iets niet blijkt te kloppen

Klant en campagne kun je op een afgeronde route altijd nog wijzigen — dat zijn labels, geen metingen. Wat nooit verandert, zijn de vastgelegde gegevens: spoor, bezorgingen, tijdstempels. Juist die onveranderlijkheid maakt de export bruikbaar als bewijs.